ウェビナー開催の準備｜初心者が成功のために気を付けたポイント
この記事ではウェビナー初心者向けにzoomウェビナー中心に基礎知識や活用ノウハウをご紹介しています。
ウェビナーとはwebとセミナーを組み合わせた造語で、簡単に言うと”インターネット上で行うセミナー”です。
これまではオフラインのセミナーだったけれど、これからオンラインのセミナーを導入するという方も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではウェビナー開催に必要な準備と、ウェビナーを成功へ導くための注意点を開催ステップの順にご紹介したいと思います。
当社ではウェビナーを導入しているほか、ウェビナー開催のサポートサービスも行っています。
その中で実際に配信していて「これは必要だった…」と感じたことや、参加者としての立場から所感を含めたご説明をしていきたいと思います！
◆ウェビナー開催に向けての準備
ウェビナー開催には「紹介したいコンテンツ」「配信ツール」「機材」が必要です。
また、ウェビナー開催の目的をはじめに考えることでターゲットや規模、開催の頻度なども決まっていきます。
◆ウェビナーで紹介するコンテンツを用意する
まずは目的に合わせて、自社の商品・サービス・技術など紹介したいコンテンツやその資料を用意しましょう！
オフラインでのセミナーと同様の内容を配信する場合も、ウェビナー向けにサイズや資料数など調整を行った方が視聴者側にも配慮のされた内容となるでしょう。
◆配信ツールを用意する
ウェビナーの実施に必要な配信ツールを選びます。
自社でやるのか外部に委託するのか…自社で配信する場合はどういったツールを使うか、目的に応じて最適なツールを選びましょう。
当社ではzoomを中心に、WebexやYouTubeLiveなどにも対応しています。
以下の記事では配信時におすすめのツールを紹介しています。
◆配信機材を用意する
配信するための機材は「ウェビナー配信のクオリティアップに必要な機材・環境を紹介」で詳しくご紹介しています。
一人で配信するようなミニマムな形だとインターネット環境と、（マイクとカメラが内蔵されている）PC一台からでも配信することは可能です。
しかし、参加者にさらに満足してしてもらうにはモニターとスペックの高いPC、外付けのカメラとライトなどの機材を用意することをおすすめします。
高画質・高音質、スムーズなPCの動きで参加者のストレスをなくすことで満足していただけるウェビナーにしましょう！
実際に配信していても内蔵のカメラと別途用意したカメラでは画質の差が大きく、例えば、座談会形式では人がメインとなることもあるので画質の良いカメラを用意する方がいいなと思ったりもしました。
ほかにも講義形式のようにホワイトボードを使うのであれば広く映せるカメラやピンマイクを用いるなど配信の形に合わせて機材を用意します。
◆参加者を集客する
一般的なセミナーは集客する際に移動の距離を考える必要もあり、ターゲットが自然と狭まってしまいます。
ですが、ウェビナーはオンラインでのセミナーなので集客する地域を絞る必要がなくこれまで訴求できていなかった対象にもアプローチできます。
自社のSNSやサイト、メルマガで積極的に告知をしていきましょう！
◆リハーサルを重ねる
ウェビナーは本番と同じ環境で何度でもリハーサルを行うことができます。
配信で使用する資料をPCに映しながらリハーサルを行い、本番でどのように話すか掴みましょう。
ほかにも、チャットの呼びかけや投票機能をどのタイミングで使うかを決め、カメラの位置やマイクの音量、照明の明るさなど内容だけでなくウェビナーならではの機材・機能の確認もしっかり行うことで良いウェビナーを目指しましょう。
画面録画が簡単にできるので振り返りも気軽にできます。
◆配信環境を整える
ここまで準備を用意しましたら、配信の環境も整えましょう。
ウェビナーの配信はインターネット環境が不可欠です。
そのためウェビナーを開催をするときは映像が乱れたり、配信が止まってしまうのを防ぐために有線での配信を推奨します。
また、オフラインセミナーは会場で行うのに対しウェビナーはどこでも開催できることがメリットですが、せっかく配信するのであればなるべく良い環境で配信したいですよね。
周囲に人がいるオフィスのフロアや、カフェなど雑音が入りやすい環境で配信するのは、セミナーの参加者がノイズが気になり内容に集中できないのでおすすめできません。
ウェビナー用のスタジオや、静かな会議室で配信することをおすすめします。
◆ウェビナーを開催する
リアルタイムの配信中の注意としては、配信ツールを操作する担当と講師の連携をしっかりとれるように意識すること、資料の画面共有をしていることも多いと思うのでPCに連絡が入らないようにすることがあげられます。
参加者の質問がチャットで飛んでくることもあるので質問に対応する人員も用意して、参加者を置いていかないように気を付けることも大切です。
ウェビナーを受講していて、セミナーの講師の声がどうしても小さくて聞き取りにくい…という経験もありますが、そういったときにチャット機能で伝えたりするのでチャットやアンケートを気に掛ける人がいると円滑にウェビナーが進むのではないかと思います。
◆開催後の振り返りやアフターフォロー
Zoomウェビナーでは出席者やセミナー中のアンケート結果など、様々な情報をレポートとして取得できます。
こうした情報をリード情報として取得することでインサイドセールスと連携を取りながら営業をすることも可能です。
配信するのみで終わらず積極的にマーケティング活動に役立てていきましょう。
また、ウェビナーで設定したアンケートの回答率を上げるためにも特典を用意するなどのアフターフォローも工夫をしながらリード情報を集めていきましょう。
レポート結果を利用した反省をすると、次回からのウェビナーの質を上げる材料になりますよね。
たくさん練習しても一朝一夕でうまくいくものでもないと思います。
アンケート結果等を参考により効果的なアプローチを考えていきましょう。
アンケートの結果だけでなく、社内の人間にも参加してもらうなどしてフィードバックをしてもらいましょう。
それによりもたついてる箇所がわかったり、視聴していて「もっと説明が必要だ」と感じる場所について、配信している側からだけではわかりにくい改善点も把握することができます！
◆まとめ
いかがでしたか？
ウェビナー配信をするのであればなるべく良いウェビナーにしたいですよね。
今回は、ウェビナー開催する際に気に掛けてみてほしいポイントなどを、開催ステップの順でご紹介しました。
『ウェビナーとは何か』という基礎的な部分から、ウェビナーを配信する際のおすすめのツールなど、まとめてご紹介している記事もありますのでご覧ください！
ウェビナーに興味はあるが、いきなり開催するには不安があるという方は、当社ではzoom、YouTubeを活用したウェビナー支援サービスも提供しています。
また、東京、大阪にウェビナースタジオもありますので、よりよい配信環境をお求めの方は是非一度サイトの方からご覧になってください。
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