ペーパーレス化で学校事務の業務改善！献立表アプリのご紹介
ペーパーレス化はkintoneで実現できる
学校事務に携わる方々、日々の配布物の準備にお困りではありませんか。
文部科学省が発表している「教員勤務実態調査（令和4年度）【速報値】」からは、ほぼすべての学校でICT（情報通信技術）を活用した負担軽減に関する取り組みが実施されているものの、学校事務に割く時間の増減に大きな変化がないことが読み取れます。
配布物のペーパーレス化は印刷・配布にかかる時間を短縮し、学校事務の負担軽減につながります。
今回はサイボウズ社のクラウド型データベースアプリ「kintone（キントーン）」と、トヨクモ社から提供されている登録した情報を公開する外部連携機能である「kViewer」を利用してペーパーレス化をおこなう運用フローをご紹介します。
2ステップで閲覧URLを取得！「献立表アプリ」を例にペーパーレス化の運用手順をご紹介
kintoneで稼働する「献立表アプリ」を例に献立表のペーパーレス化の運用手順と、ペーパーレス化の効果をご紹介します。
「献立表アプリ」の構成はとってもシンプル、設定は2ステップで完了します。
ステップ1：kintone「献立表アプリ」へ情報を登録する
まずはkintone「献立表アプリ」に情報を登録します。
献立表に表示する項目や項目名は自由に設定できます。
献立表のレコードに「添付ファイル」や「給食室から」のコメント欄を追加すれば、実際の給食画像や給食を食べる子どもたちの様子などを登録するフィールドとして活用できます。
kintoneアプリからリアルタイムで情報更新ができるため、実際に提供した給食の画像や急な仕入れ状況による献立の変更の周知も可能です。
ステップ2：外部連携機能の「kViewer」を設定する
アプリ登録が完了したら「kViewer」の設定をおこないます。
設定はアプリ内のフィールドから表示するものと表示する順番を選択するだけで完了します。
設定後の公開画面はこちらです。
日付をクリックすると日ごとの詳細画面を表示することができます。
今回のサンプルでは、給食画像やコメントを詳細画面から確認ができるよう設定しました。
外部連携機能でkintone内の情報を公開することで、保護者はモバイル端末を活用しいつでもどこでも確認ができます。
kintone + kViewerでの業務効率化とペーパーレス化の効果
このkintoneとkViewerを組み合わせた献立表アプリでは、kintoneでのデータ入力がそのまま献立表になるため献立表自体の作成が不要になります。また、紙で出力するためのデータの作成も不要になります。さらに年間12（か月）×30（人）＝360枚程度のペーパーレス化になり、かなりの紙資源のの節減になります。
付随する業務が削減されることを考えると、学校事務に携わる方々の業務負荷の軽減が期待できます。
ペーパーレス化のご相談、承ります！
学校事務のペーパーレス化を伴う業務改善の一例として献立表アプリをご紹介しました。
アプリと外部連携機能「kViewer」を組み合わせることで簡単にペーパーレス化が実現できます。
ペーパーレス化は学校事務の時間短縮だけでなく、印刷費用や紙資源の削減にもつながり、SDGsへの取り組みの一つとしても期待ができます。
gotopではアプリ構築のご相談も承っております。
献立表を足がかりにペーパーレス化へ取り組んでみるのはいかがでしょうか。
お気軽に問い合わせください。
さまざまな方や企業の多様なニーズにお応えする「エスコートン」サービスの提供を開始しました。
お悩みに合わせた3つのサービスメニューをご用意しました。
