【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善③（従業員DB・スキルチェックアプリ）
宿泊業種向けのkintone活用事例をご紹介
宿泊業界向けのKintone活用事例をシリーズでご紹介します。シリーズ記事もぜひご覧ください。
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善①（顧客情報DB・クレーム管理アプリ）
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善②（マニュアル管理アプリ・ホテルToDo管理アプリ）
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善④-1（ホテル予約管理アプリ）
全4回でご紹介します（全5回になりました。）。
ホテル業務改善アプリラインナップ
顧客情報やクレーム管理など、お客様よりのデータベースをご紹介してきましたが、今回は視点を変えて、従業員の情報を管理するアプリをご紹介します。
ホテル業務は多種多様です。フロントはフロントだけ、清掃は清掃だけといった属人的な仕事の割り振りではなく、スタッフのマルチタスク化が求められるのではないでしょうか。その際、どのスタッフがどのレベルまで業務をこなせるのかを一目で管理できると、スムーズに仕事を割り振る事が出来ます。また、スタッフの教育面でもお役立てできるはずです。
今回は、そんな従業員の基本情報を管理する従業員DBと、スキルチェックシートも兼ねたスキル管理アプリもまとめてご紹介いたします。
①顧客情報ＤＢ
②クレーム管理アプリ
③マニュアル管理アプリ
④ホテルToDo管理アプリ
⑤従業員DB
⑥スキルチェックアプリ
⑦ホテル予約管理アプリ
⑧部屋清掃管理アプリ
従業員情報と、スキル管理を一元管理。各従業員のスキルがパッと確認できる【従業員DB・スキルチェックアプリ】
⑤従業員DB
従業員登録画面
この画面から従業員を登録します。雇用形態や入社日、氏名などを登録する項目がありますが、必要に応じて項目は追加・削除が可能です。赤枠内の関連レコード一覧で、スキルチェックシートアプリのレコード内容が確認できます。本人のスキルを一目で確認する事が出来るため、従業員ごとの業務スキルを把握する事が出来ます。
下図は従業員DBの関連レコードの設定画面です。「さらに絞り込む条件」内で、レコードの作成日時を今年に条件設定をしています。業務スキルは、日が経つにつれて変化していく事がほとんどのため、こちらの関連レコードは、今年登録したレコードのみが表示されるように設定しています。そのため、従業員の最新の業務スキルを確認する事が出来ます。
⑥スキルチェックアプリ
続いて、上でも紹介した従業員のスキルチェックについて詳しくご紹介していきます。
スキルチェックシート登録画面
下図は、スキルチェックシートアプリの実際の登録画面です。スキルチェックは各従業員、一年に一回登録する想定で作成しています。そのため、「年度」フィールドには、今年の年度が自動で計算されるように設定しています。DATE_FORMAT関数を使用して、「作成日時」フィールドから、年度のみを抽出する計算式です。
関連レコード一覧は、スキルチェックシートに登録されている従業員コードをキーに設定しています。そのため、毎年の従業員のスキルが確認出来るようになっており、この関連レコードを参考に、本年のスキルを記録する事が出来ます。
ホテルによって、評価軸は異なりますが、Kintoneでは自由にフィールドをカスタマイズ出来るので、御社の評価軸に併せて、アプリを設定する事が可能です。
下記は、例で作成したスキルチェックシートです。「OK」を一つ入れるたびに、レベルが上がっていくような内容になっています。
この「1-1」「1-2」にOKのチェックを入れると、「クロークスキル」に「2」と表示されます。このレベルが、どの従業員が、どの程度スキルを持っているのかを、明確に表しています。
レベルは、上記でもお伝えした「従業員DB」の関連レコードに、スキルチェックシートを基に表示されます。従業員ごとの情報が一元管理でき、業務の割り振りも最適化する事が出来ます。
kintoneを活用したホテル業務改善シリーズ第3弾、いかがでしたでしょうか。
従業員DBとスキルチェックシートを活用する事で、従業員教育やシフト管理などがとても楽になりそうですね。御社の従業員管理にご活用いただければ幸いです。
次回の紹介記事では、トヨクモ製品の「FormBridge」を使った、チェックイン・チェックアウトフォームをご紹介します。チェックイン・チェックアウトに連動してステータスが変わる部屋清掃アプリも併せてご紹介します。このアプリでお客様の動きに合わせた業務体系が叶いますので、ご参考になること間違いなしです。次回もお楽しみに！
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