kintoneの機能紹介！アプリ・スペース・スレッドを使いこなし、業務効率化を実現しよう
kintoneの機能紹介！アプリ・スペース・スレッドを使いこなし、業務効率化を実現しよう
kintoneはチーム業務に必要な「情報をためる」「進捗を管理する」「コミュニケーションする」機能を備えたクラウドサービスです。
一般的な業務システムやExcelと比較し、プロセス管理やコミュニケーションに優れ、組織・チームでスムーズに仕事を進める「チームワークプラットフォーム」に最適です。急増するテレワーク業務の効率化を進めるため、多くの企業でkintoneが採用されています。
そこで今回はkintoneの主要機能となる「アプリ」「スレッド」「スペース」について紹介します。kintone機能の理解を深め、検討のお役に立ててくださいね。
あらゆる仕事に使える『アプリ』
「アプリ」はkintoneという箱の中に「仕事の数だけ追加できる」業務システムで、アプリ上で様々な仕事が進められます。「案件管理」「進捗管理」「日報管理」などのアプリがあり、データ蓄積・一覧検索できるデータベース機能と業務を円滑に進めるコミュニケーション機能が備わっています。
アプリは簡単に作成することができ、主に以下3つの方法で作成します。
（１）サンプルアプリから選ぶ
kintone上に100種類以上のサンプルアプリが用意されており、使いたいアプリを選ぶだけですぐに利用可能です。「サンプルから目的や用途にあったものを選択し使い始める」ことが一番ポピュラーな使い方となります。
（２）エクセルファイルを読み込む
お手持ちのエクセルやCSVファイルを読み込むだけで、あっという間にアプリ化できます。例えばExcelで管理している顧客情報Excelを読み込むと、kintone上に取り込んだデータが一覧表示され、そのままアプリとして利用可能です。
（３）自分でアプリを作成
ドラッグ＆ドロップで必要な項目を選んで並べれば、イメージ通りのアプリを自分で作れます。「日付け」「担当者」「添付ファイル」などの項目(フィールド)を、kintone上のキャンバスに絵を描くように配置・設定していきます。
作成したアプリに登録した一つ一つのデータに対して、指示やアドバイス・コメントを書き込むことができます。例えば「日報管理アプリ」にメンバーが登録した日報に対し、上司や先輩社員がコメントを書き込み、アプリ上でコミュニケーションが図れます。関連する情報が分散せず、アプリ内に必要な情報が集約・蓄積できます。
チームの情報があつまる場所『スペース』
「スペース」はプロジェクトやタスクを進行する際に、必要なやり取りを集約する「場所」のことです。情報共有・コミュニケーションしたいテーマごとに作成し、社内Wikiのように情報を蓄積できます。
スペースに加入するメンバーを選び、公開範囲を柔軟に設定することが可能です。「全社スペース」「マーケティング部スペース」「営業部スペース」など用途に分けてスペース作成し、限られたメンバーのクローズな環境でコミュニケーションを図れます。
また自社のkintoneユーザー以外が参加できる「ゲストスペース」機能が備わっています。ゲストスペースを活用することで「取引先や一時的にプロジェクトに加わるメンバー」を招待し、社内外の関係者と情報共有を行うことが可能です。
ゲストスペースに招待された社内外ユーザーは、許可されたスペース・アプリのみにアクセスが制限され、重要な機密情報が漏えいするリスクを防げます。スペース機能を活用することで、社内外の関係者と円滑な「情報共有」「コミュニケーション」が実現できます。
議題ごとにコミュニケーションの場を整理『スレッド』
「スレッド」はスペース内に作成できる掲示板機能です。ひとつのスペースの中で「複数の話題」が存在する際、スペース内にスレッドを作成し、話題ごとにコミュニケーションの場を分けることができます。トピックごとに個別コミュニケーションを図りたいときに便利な機能です。
スレッドのおすすめの使い方は「社内SNS」として利用する方法です。社内のメンバーが自由に意見交換する場所としてスレッドを立て、利用者を広く設定します。「社内の情報共有・広いコミュニケーション」の場に利用することで、チームや部を超えた交流ができます。
スレッドを「フォロー」することで、スレッドに新しい書き込み・更新があった際に通知を受け取ることができます。リアルタイムにチャット形式のコミュニケーションが可能です。
■まとめ
kintoneのアプリ・スペース・スレッド機能は理解できましたでしょうか。
kintoneには業務に役立つ様々なアプリが用意されており、アプリ・スペース・スレッドを使いこなすことで、円滑な情報共有と質の高いコミュニケーションが可能です。業務に合わせたアプリ選定と運用設計により、生産性が飛躍的に向上します。
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