これまでの「全社員の残業時間・年休を一つのエクセルファイルで管理、そこから部署ごとのエクセルファイルを作成して各部署の上司に毎月メールで通達」という作業に手間がかかっていたためkintoneのアプリを作成しました。一つのファイルからその部署の情報だけを切り取るのですが、もし間違って他の部署の上司に情報が行ってしまったら問題です。間違うことができない情報なので、作業には非常に気を遣いました。メールの送り先も間違ってはいけないので慎重に慎重を重ね、毎月20通近くを送信していました。

kintoneで一元管理ができるようになったことで、各上司に閲覧してもらえばいいのでメールの配信が不要になり、手間が軽減しました。また、メールで送ったファイルがどう管理されているのかはこちらではわからないので、その点の不安もありましたが、kintone化によってこちらも解消されました。メールを受け取っていた上司の人たちも、メールだと他の用件に紛れたりするので、メンバーの残業や年休の状況がわかりやすくなったと思います。