【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善④-1（ホテル予約管理アプリ）
宿泊業種向けのkintone活用事例をご紹介
宿泊業界向けのKintone活用事例をシリーズでご紹介します。シリーズ記事もぜひご覧ください。
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善①（顧客情報DB・クレーム管理アプリ）
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善②（マニュアル管理アプリ・ホテルToDo管理アプリ）
【kintone活用事例の紹介】宿泊業界向け業務改善③（従業員DB・スキルチェックアプリ）
活用事例①～③では、内部の情報管理などを担うアプリを中心にご紹介してきましたが、ここからは、実際に宿泊情報の管理や、外部連携サービスの「FormBridge」を使って、チェックイン等のステータスをリアルタイムで管理する方法を2回に分けてご紹介します。フロント業務や客室の清掃業務を簡易化し、人件費削減などにもお役立て出来る内容になっていますので、ぜひご覧ください。
ホテル業務改善アプリラインナップ
①顧客情報DB
②クレーム管理アプリ
③マニュアル管理アプリ
④ホテルToDo管理アプリ
⑤従業員DB
⑥スキルチェックアプリ
⑦ホテル予約管理アプリ
⑧部屋清掃管理アプリ
予約からチェックインの流れ
予約管理から、チェックイン・チェックアウトの流れは下記のシステム構成図をご覧ください。
①まず宿泊者が「じゃらん」や「楽天トラベル」等の各種OTAから予約をし、csvデータ等で予約情報データをkintoneへインポートします。予約情報を基に、外部連携サービスの「RemoteLock」を使って、各予約に対し、暗証番号を発行します。
②宿泊確認メールを、宿泊者に送信します。こちらは「kMailer」というサービスを使って送信する事が出来ます。
③メールに記載されているチェックイン・チェックアウトフォームのURLから、宿泊者自身で手続きが可能になっています。送信した情報は、「宿泊状況管理アプリ」に蓄積されます。
④「宿泊状況管理アプリ」は、客室のマスタである「部屋清掃管理アプリ」や「ホテル予約管理アプリ」とカスタマイズによって連動しており、予約状況に合わせて、宿泊状況や客室のステータスを変更する事が可能です。
本記事では、①・②のフェーズまでをご紹介します！
お使いの予約管理システムのデータをKintoneでも管理。ステータス管理や、部屋の割り当てを簡略化【ホテル予約管理アプリ】
予約情報登録画面
こちらが宿泊者の予約登録画面です。チェックイン状況をステータスで可視化する事が出来ます。また、現状お使いの予約管理システムがあれば、そのデータをkintoneにcsv一括読み込み機能でインポートする事が可能です。
「暗証キー」というフィールドは、客室の暗証番号を入力するフィールドとなっています。外部連携サービスの「Remote Lock」というサービスを使うと、客室のドア鍵と連携させて、入室するための暗証番号を自動でこのフィールドに割り当てることも可能です。このようにkintoneはAPIを公開しているため、さまざまなサービスと組み合わせてより機能を追加していく事が可能となっています。
「ホテル予約管理アプリ」は客室のマスタと連動しており、部屋を簡単に割り当てることが可能です。お部屋割り当ての取得を押すと、
客室のマスタから取得した情報が下図のように一覧で表示されます。
マスタ内で管理している客室の清掃状況や、ステータスを確認する事ができます。
「選択」で客室を割り当てることが可能です。
割り当てた部屋は、「未予約」から「予約済み」へとステータスが変動します。こちらはKintoneの外部プラグインである「gusuku customine」を使用して設定しています。
関連レコード一覧に割り当てた部屋の情報が表示されるので、こちらを参考にすることも可能です。
予約情報と、チェックインフォームのURLを送付
予約情報が登録できたら、割り当てた客室の情報、暗証番号、チェックインをするためのフォームURLを宿泊者に送付します。kintoneに登録されているメールアドレスに一斉にメールを送信するツールとして、トヨクモ株式会社の「kMailer」というサービスが便利です。kintone内にある情報をメールに記載する事も出来るので、レコードに紐づいたメール内容を送付する事ができます。今回は、Kintoneに登録されている暗証番号と客室名をメールに記載していきます。
レコード詳細画面の上部の「メールを作成する」というボタンが、「kMailer」の機能になります。こちらを押すと、レコードに紐づいたメールの内容を送ることが出来ます。
このように、レコードに登録されている情報を文面に記載することが出来ます。
「メールを送信する」を押すと、メールアドレス宛に送信する事が出来ます。メールを受け取った宿泊者はメールの下部に記載されている宿泊者専用フォームから、チェックインとチェックアウトをすることが出来ます。
今回の事例紹介はここまで！外部連携サービスを使って、kintoneからメールを送信する機能や、ドア鍵と連携させて暗証番号を発行する機能などをご紹介しました。他サービスとの連携に長け、機能を色々と拡張する事が出来るkintoneは可能性が無限大ですね。
メール送付からチェックイン・チェックアウトの流れについては、次回の記事で紹介いたします。チェックインとチェックアウトを宿泊者自身で行えるサービスになっています。ホテル業務の人件費削減や、業務負担軽減に大いにお役立て出来る内容となっていますので、次回もぜひご覧ください。
アプリの設計を運用方法も含めてお手伝いします
ゴートップでは、アプリの設計・作成だけでなく、その後の運用やそのお手伝いを視野に入れた手厚いサポートを提供します。
現在の業務に課題を抱えている方は是非ゴートップにお問い合わせください。
詳しくは当社kintoneソリューションサービスのページをご覧ください。
さまざまな方や企業の多様なニーズにお応えする「エスコートン」サービスの提供を開始しました。
お悩みに合わせた3つのサービスメニューをご用意しました。
