kintoneの使い方。kintoneの導入に向けて考えること。
kintone導入のメリットとデメリット
ローコードやリスキリングといったワード共に目にすることが多くなったkintoneですが、「何ができるのかよくわからない」という感想も多いと思います。
本記事ではkintone導入の助けになるよう、kintoneで実現可能なことやメリットと課題をご紹介します。
kintone導入でできること。導入のメリット。
kintoneは、ドラッグ＆ドロップで簡単にアプリ（kintoneアプリ）を作成でき、すぐ運用を開始できる簡単さがメリットです。
ローコードのキーワードで表現されるように、専門的な知識を持ったシステムエンジニアでなくてもデータベース（kintoneアプリ）の作成・運用が可能です。
kintoneのメリットは方々で取り上げられているので簡単にご説明します。
kintoneアプリを作成しすぐ運用をスタートできる
概要で触れたとおり、システム開発の専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップで簡単にアプリを作成できるので、すぐに運用を開始することができます。
カスタマイズ、メンテナンスが簡単
kintone標準の機能だけを使うのであれば、互換性を気にすることなくカスタマイズが可能です。
メンテナンスもシステム開発の専門家に依頼することなく簡単に実行可能です。
便利なプラグインもたくさんあるので、要望に応じて採用を検討しましょう。
モバイル対応済み
ツール標準でスマホをはじめとしたモバイル端末に対応しています。
報告書のようなものであれば、外出先からも入力・提出が可能になります。
比較的安価に導入ができる
ライトコースは月額858円（税込み）/ユーザー、スタンダードコースで月額1,650円（税込み）/ユーザーと比較的安価に導入が可能です。
無料のトライアル期間もありますので、まずは触ってみることも可能です。
※最低5ユーザーからの契約となります。
kintone導入時の課題。
kintoneは導入すればすべて解決する、という万能ツールではありません。
導入する際の注意点や不得意なポイントをご説明します。
kintone上の権限を適切に管理する
導入の際には部署ごとや担当ごとに、誰にどの権限を与えるか時間をかけて設計しましょう。
特に「cybozu.com共通管理者」やkintoneの「システム管理者」を与える場合は注意が必要です。
kintoneを管理する責任部署、責任者を明確にし、社内にシステム部門があるのであれば管理方法の助言を求めるとよいでしょう。
kintoneに特有の問題ではありませんが、一度陥ってしまうと是正がかなり難しいので最初にあげました。
kintoneを解説する記事を見てもあまり触れられていないようですが、発生してしまうと是正・修正にかなりのコストがかかります。
具体的な問題点は次のようなものが想定されます。
・管理部門が把握していないユーザーや組織の増減
・運用フローに適さないフィールドの変更・削除
・誤ってcsvデータを上書きしてしまう
・利用率の低いアプリの乱立
バックアップからの復旧が可能な場合もありますが、この手の問題が発生すると原因追及にも時間を取られる場合が多くなります。
権限をきちんと設定し、不要なリスクを減らすようにしましょう。
意図しないデータの変更、フィールドの削除、重要なアプリの不要な変更などリスクは無数にあります。
事前の運用フローの最適化や体制の整備が重要になります。
アプリ間の連携やアプリをまたがった集計が苦手
「関連レコード一覧」や「ルックアップ」でデータを引っ張ってくることはできます。
ですが、「関連レコード一覧」で連携したデータを合計したり、平均をとったりすることは標準機能ではできません。
また、「ルックアップ」で持ってきたデータは、元アプリのデータを更新しても、「もってきた側」のレコードを更新しないと反映されません。運用でうまく活用することはできますが、理解しておかないとトラブルになる可能性のある仕様です。
必要な要件にしたがって外部ツールやプラグインの導入を検討しましょう。
アプリの設計を運用方法も含めてお手伝いします
kintoneのメリットや長所だけでなく、あまり語られないkintoneで運用する際の注意点をご紹介しました。
ゴートップでは、メリットデメリットを問わずkintoneの特長を踏まえた手厚いサポートを提供します。
権限の課題においては、業務フローの整理や見直し、アプリの設計段階において最適な管理運用方法をご提案します。
アプリ間の連携については、当社で培った運用でのカバーや最適な外部アプリ・プラグインのご提案をいたします。
kintoneの導入を検討されている方や、現在の業務に課題を抱えている方は是非ゴートップにお問い合わせください。
詳しくは当社kintoneソリューションサービスのページをご覧ください。
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