制作チームのグループリーダーとして、通常の制作業務以外にも仕事がいろいろあります。メンバーの担当する案件の状況を把握して問題が起こっていたら解決したり、上司に求められたら資料や報告書を提出したり。これまではエクセルで案件管理をしていましたが、エクセルは最新データの管理が必要になるうえ、複数で入力を行う際や確認作業でミスが起こるリスクはどうしてもぬぐえず、常々不安に思っていました。会議での報告資料を作成するだけでも、その都度多大な時間がかかります。
制作案件管理アプリなら一つのデータベースに各自が入力していくだけで必要なデータを取り出せる状態になるので、操作ミスの心配はありません。報告書を作るのも容易になり、手間や煩わしさから解放されました。
売上におけるコストの比率も簡単に出せるし、例えば半期や通期でクライアント別に売上金額や売上全体における割合を知りたかったら、条件を設定するだけで絞り込むことができます。上司も、私に指示するまでもなく欲しい情報がリアルタイムで把握できるようになりました。会社にとっても、見える化によって情報共有が進むという効果は大きいと思います。
チームのメンバーにとっても便利なツールになっています。自分が担当する仕事を一覧できるうえ、クライアント別や納期など好きな条件で絞り込みできるので、抱えている案件の把握が格段に容易になりました。
制作は、利益がどのくらい出ているのかが見えにくい部門だと思います。この点が課題でしたが、制作案件管理アプリによって効率的に数字としてつかむことができるようになり、マネジメントの面だけでなく制作メンバー各々の意識にも影響を与えていると感じます。