kintoneの便利な管理機能と安心のセキュリティ。ユーザー管理・アクセス制限を紹介
kintoneの便利な管理機能と安心のセキュリティ。ユーザー管理・アクセス制限を紹介
社内の情報共有や遠隔コミュニケーションを活性化するkintone。社内外からアクセス可能で便利な一方、管理者の方はシステム管理やセキュリティ面が気になるのではないでしょうか？
kintoneはユーザーが安心して使えるようセキュリティに関するさまざまな機能を提供し、細かな管理設定が行えます。
そこで今回は「ユーザー管理」「アクセス制限」「監査ログ」など、kintoneの便利な管理機能とセキュリティを紹介します。kintoneを導入検討されている企業様・管理者の方は、ぜひご覧になってくださいね。
kintoneの管理機能・セキュリティ①：『ユーザー管理』
kintoneの運用を開始する際、まずシステム管理者を設定します。システム管理者は、kintoneシステム管理画面にアクセスし、各種設定やデータ管理を行います。システム管理者の数に上限はありません。
管理機能の中で、最も重要かつ運用の要となるのが「ユーザー管理」です。では機能を詳しく見ていきましょう。
●ユーザー管理
システム管理者が利用ユーザーの登録を行い、各ユーザーに利用権限を与えます。ユーザーは組織やグループごとに登録し、使用状態のオン・オフも一画面で管理可能。情報を一元化します。
CSV読み込みによる「ユーザーの一括登録」や、スケジュール機能で日時指定しユーザー情報の更新も可能。入退社や部署移動に伴う利用者の追加、削除を計画的に行えます。
またユーザー情報APIを活用することで、社内に設置されているActive Directory や LDAPサーバーなどの人事マスタシステムと、kintoneユーザー情報の一元管理が可能。社内システムと連動し、組織変更に伴うシステム管理者の負担を大きく減らします。
SAML認証に対応しており、企業内で利用している他システムと認証を共通化する「シングルサインオン」を実現します。一組のID・パスワードによる一回の認証で、さまざまなシステムを利用することが可能です。社内システムへのシングルサインオンでユーザーの利便性が高まり、パスワード忘れや紛失のリスクを軽減します。
kintoneの管理機能・セキュリティ②：『アクセス制限』
kintoneはいつでも安全に使えるクラウドサービスで、不正アクセスや不正ログインを防止する「アクセス制限」機能が備わっています。セキュリティを担保し、安全に業務が行えるアクセス制限機能は以下になります。
●アクセス制限
kintoneにアクセスできるIPアドレスを限定し、想定外のアクセスをシャットアウト。未登録IPアドレスからのアクセスを防止することで、不正アクセスによるデータ漏えいを防ぎます。
より強固にアクセス制限したいユーザー向けに、認証アプリによる「2要素認証」に対応しています。ログイン時にログイン名・パスワード認証に加え、認証アプリに表示される確認コードの入力で、よりセキュアにkintone を利用することが可能です。
認証アプリはお客様アカウントに2要素認証を設定するため、「Google Authenticator」「Microsoft Authenticator」などのアプリケーションと連携し利用します。
アクセス権は「アプリ作成」「データ閲覧」など、操作権限を細かく設定・管理できます。１ユーザー単位から組織単位まで柔軟に設定できるため、「役職者」「プロパー」「ビジネスパートナー」など、立場に合わせて編集・閲覧範囲を制限するのに役立ちます。
別途有料となりますが、クライアント証明書で接続端末を認証する「セキュアアクセス」機能もあります。セキュアアクセスとIPアドレス制限を組み合わせて利用することで、より安全に社外からのアクセスが可能です。
kintoneの管理機能・セキュリティ③：『変更履歴』『監査ログ』
kintoneは管理者に役立つ「過去の変更履歴」や「重要な操作実行時の通知」機能が備わっています。これらの機能を使いこなすことで、社内の情報ガバナンスやコンプライアンスを強化できます。
●変更履歴
「いつ・誰が・どこを・どのように変更したか」データ編集の変更履歴が残ります。ユーザーが誤ってデータ更新・削除してしまった場合、変更前の状態に戻すことが可能です。
過去経緯も合わせて管理できるため、ユーザーの変更履歴を踏まえて「どのデータをどのように戻せば良いか」管理者が正しく判断し対応できます。
●監査ログ
ユーザーのログイン記録・アプリの更新・データ削除など、重要な操作を監査ログとして記録できます。ユーザーの操作を細かく記録するため、監査や調査を行う際に重要なエビデンスとして役立ちます。
「データ一括削除」など重要操作が実行された場合、管理者宛てにメール通知が可能。不正につながる操作が行われた際、リアルタイムに気付くことができ、情報ガバナンスを強化できます。
■まとめ
kintoneの管理機能やセキュリティの理解は深まりましたでしょうか？
kintoneは便利な管理機能と安心して使えるセキュリティが備わっており、自社のポリシーや利用環境に合わせ柔軟に環境構築できます。細かな設定や機能が豊富な分、「安全かつ使いやすい利用環境を作るにはどうしたらいいか？」と悩まれるお客様も多いと思います。
情報ガバナンス強化と業務効率化を両立したいお客様は、ぜひゴートップにご相談ください。安全なセキュリティを担保し、使い勝手に優れるkintone環境を構築いたします。頼れるパートナーとしてお客様をサポートしますので、ぜひお声掛けいただければ幸いです。
詳しくは当社kintoneソリューションサービスのページをご覧ください。
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