テレワーク導入支援サービスkintone 活用講座第5回＜フィールド解説編＞

当社では、sellseeやHUMAN TOUCHをはじめ、Cybozu社のkintoneを活用した多くのソリューション提案を行っています。
本記事ではkintone導入のヒントになる活用方法を基礎からお知らせしていきます。

前回に引き続きkintoneで利用できる”フィールド”についてご紹介します。
フィールドとはレコードを構成する項目で、アプリ作成画面のフォームで自由に選び、配置できます。

フィールドの配置方法と他のフィールドの紹介はkintone活用講座第2回＜フィールド解説編＞のページから確認することができます。

cybouzu.com共通管理に登録されているユーザーや組織などを選択するフィールドには
「ユーザー選択」「組織選択」「グループ選択」の3種類があります。
今回は「グループ選択」を紹介します。

■cybozu.com共通管理

cybozu.com共通管理とは、サイボウズのクラウドサービスに共通するユーザーの追加やセキュリティ設定などができる機能です。
それらを一元管理できる画面はcybozu.com共通管理者のみ表示されます。
権限が付与されている場合は、サービスの発注やアクセス制限の設定もできます。

グループ選択はkintoneに登録されているグループ（ロール）から選択するフィールドです。

■グループ選択（ロール）

  各部署の部長をまとめたグループや派遣社員のグループなど、組織とは異なる階層の集合。
または、プロジェクトメンバーなどの集合を登録できる機能です。
グループには「静的グループ」「動的グループ」の2種類があります。

■静的グループ

静的グループは役職や組織は関係なく、グループを構成する際にメンバー（ユーザー）を指定して設定します。
静的グループの所属ユーザーはcybozu.com共通管理者画面から追加、または削除することが可能です。

例えば、企画やタスクフォースで各部署から必要な人材を選出した場合、
ユーザーごとの選択が可能な静的グループが適しています。

■動的グループ

動的グループは役職や組織を指定してグループを構成します。
また、複数の組織をまとめて一つのグループにすることも可能です。
静的グループ同様、cybozu.com共通管理者画面から設定ができます。
役職や組織で構成しているため、ユーザーに与えられている役職や組織に応じてメンバーが変化します。

例えば、各部署ごとの部長にのみ共有したい機密性の高い情報があるという場合、
「部長」のみのグループを作成し、限定的なアクセス権などの付与が設定できる動的グループが適しています。

■グループ選択

「グループ選択」はkintoneに登録されているグループ（ロール）を選択するフィールです。
一つ、または複数のグループを選択できます。
このフィールドを利用して、アクセス権などの設定を組み合わせると、必要な人にのみ情報を見せることも可能です。




赤枠の「選択肢を指定する」にチェックを入れると、レコード作成時に選択できるグループを指定することができます。
指定しない場合はすべてのグループが選択対象になります。





また、「必須項目にする」にチェックを入れると必須項目の設定ができます。


ここに紹介したフィールドは全部で29種ある中の1種で、組み合わせや設定次第で様々な活用法があります。

そのほかのフィールドや、アプリの作成方法などの記事はこちらから見ることができます。
kintone活用講座第1回＜アプリ作成編＞アプリの作成方法と種類
kintone活用講座第2回＜フィールド解説編＞リッチエディター、日時などを含む9種のフィールド
kintone活用講座第3回＜フィールド解説編＞ラジオボタン・リンクを含む8種のフィールド
kintone活用講座第4回＜フィールド解説編＞組織選択・ユーザー選択を含む2種のフィールド
次回以降も、その他フィールドの紹介をしていきます。


株式会社ゴートップでは、kintoneを活用した営業の予実管理や、テレワーク支援、人事情報管理のソリューションを提供しています。
ご興味がありましたら次のページもご覧ください。
フォーキャストに特化したCRM sellseeについて
人事情報管理に特化したHUMAN TOUCHについて